Nástroje na evidenci a řízení zakázek

Už nějakou dobu provozujeme naši aplikaci Timoty na efektivnější organizaci práce a zakázek a za tu dobu jsme se setkali s několika nástroji, které používají menší servisní firmy pro evidenci a správu svých zakázek. Dnes si je rozebereme více do detailu a podíváme se na jejich výhody a nevýhody.

Z článku se dozvíte výhody a nevýhody:

• Sdílený online kalendář
• Tabulky
• Papír a tužka
• Chatovací aplikace, SMS a telefon
• To-do aplikace
• Vlastní aplikace / program / software
• Timoty aplikace

Sdílený online kalendář

Nejpoužívanějším nástrojem, se kterým se u firem setkáváme dnes a denně, je sdílený online kalendář. Nejčastěji se jedná o Google kalendář, Microsoft Outlook kalendář nebo Apple kalendář, ve kterých se evidují primárně zakázky a jejich realizace. Důvodů, proč jsou tyto online kalendáře tak oblíbené, je hned několik, ale hlavními jsou jejich jednoduché použití, dostupnost a cena.

Kalendář má v sobě zdarma k dispozici každé elektronické zařízení. Máte aplikace na PC a aplikace do mobilu (kalendář pro Apple i Android), nemusíte si tedy nic stahovat a rovnou ho můžete začít používat. Kalendář jsou lidé navíc zvyklí používat už od dětství, takže se nemusí učit, jak funguje. 

Když se podíváme na nevýhody sdílených kalendářů, musíme jako jejich hlavní nevýhodu zmínit jejich univerzálnost. Online kalendáře jsou totiž vytvořené tak, aby vyhovovaly co nejvíce lidem. Když ale provozujete servisní firmu, která poskytuje službu svému zákazníkovi, potřebujete např. omezit přístup jednotlivým pracovníkům k jistým informacím – například ceně zakázky.

Existují případy, kdy zkrátka nechcete, aby pracovník věděl, kolik vám zákazník zaplatí za jeho služby. Dále potřebujete, aby pracovník mohl někam nahrávat fotky ze zakázky a nemusel je zasílat přes Whatsapp nebo jiné chatovací aplikace. Potřebujete také, aby pracovník někde evidoval svoji docházku. V těchto případech už kalendáře nestačí a musíte k nim přidat další nástroj. 

Problémem může být i nedokonalé zabezpečení. Zaznamenali jsme i několik případů, kdy ve firmě používali pro řízení zakázek Google kalendář a jeden z pracovníků jim omylem smazal všechny informace o zakázkách na celý měsíc.

Pojďme si tedy v jednoduchosti shrnout, co vám sdílené kalendáře přinesou a kde jsou jejich slabiny.

Výhody

• Jednoduchost používání
• Dostupnost ve většině zařízení
• Cena (zdarma)

Nevýhody

• Univerzálnost
• Nedostatečné zabezpečení
• Nemožnost integrace dalších nástrojů

Tabulky

Dalšími velmi často používanými nástroji, na které často narážíme, jsou Microsoft Excel a Google Tabulky. V těchto nástrojích se nejčastěji evidují buď samotní zákazníci, nebo se používají jako docházkový systém. Někdy se používají i k organizaci práce a evidenci zakázek. Stejně jako sdílené kalendáře jsou populární právě pro svou jednoduchost a cenu. 

Je pravda, že v Excelu velmi rychle vytvoříte jakoukoliv tabulku dle vašich potřeb. Jenomže tabulka vám bude stačit jen do určité fáze, potom narazíte na limity – obdobně jako kalendáře je i Excel program pro univerzální použití. Jakmile budete chtít v tabulce vymyslet různá oprávnění, aby například určitý pracovník měl přístup jen k určitým informacím, okamžitě narazíte.

Problém je i v tom, že pokud potřebujete, aby zaměstnanec do tabulky něco vyplňoval, musí mít právo tabulku editovat, což znamená, že by mohl omylem smazat nebo upravit i části tabulky, které mu nepřísluší.

U více zakázek s podobným názvem narazíte i na problém jednoduchého vyhledávání a možnosti editace více záznamů najednou.

Navíc jsou tabulky pro některé pracovníky příliš složité a informace vám raději budou psát na papír nebo do chatovacích aplikací. Není se vlastně ani čemu divit, pokud jste se někdy pokoušeli upravovat excelovou tabulku na mobilu, jistě jim dáte za pravdu. Není to vůbec nic jednoduchého a riziko smazání nějaké informace nebo chybné vyplnění je velmi vysoké. Kromě toho, i do tabulky se nahrávají fotografie velmi špatně a komplikovaně.

Pojďme si tedy v jednoduchosti shrnout, co vám tabulky přinesou a kde jsou jejich slabiny.

Výhody

• Jednoduchost použití
• Cena (zdarma v případě Google dokumentů)

Nevýhody

• Univerzálnost
• Obtížná použitelnost na mobilních zařízeních

Papír a tužka

Stará, dobrá klasika – tužka a papír se stále používá ve velkém. Nejčastěji se slouží jako výkaz práce (docházka) nebo dodací listy či předávací protokoly pro zákazníka. Je to jednoduchý způsob, který zvládne používat každý, což je jeho výhoda i nevýhoda. Tento systém je bohužel časově hodně náročný pro člověka, který tyto dokumenty následně musí přepisovat do počítače, aby mohl zpracovat docházku nebo jinou evidenci za celý měsíc.

Přepisování je nutné zlo, které nechce dělat snad žádný majitel firmy nebo manažer, protože u této činnosti nevytváří žádnou hodnotu. Navíc máte všude spoustu papírů, které můžete jednoduše ztratit. V případě, že používáte papírové výkazy práce, tak nemáte ani jistotu, jestli váš pracovník skutečně byl na místě zakázky po zapsanou dobu. Napíše si příchod a odchod, který je výhodný pro něj a vy to nemáte, jak zkontrolovat. 

Pojďme si tedy v jednoduchosti shrnout, co vám metoda papíru a tužky přinese a kde jsou její slabiny.

Výhody

• Jednoduchost používání pro všechny
• Cena

Nevýhody

• Ztráta nebo znehodnocení výkazu
• Nutnost přepisování do počítače
• Spousta papírů
• Nemožnost kontroly, zda byl pracovník na místě zakázky

Chatovací aplikace, SMS a telefon

Často se pro řízení zakázek používají i chatovací aplikace (Whatsapp nebo Facebook messenger), SMS a telefonování. Primárně se takto komunikuje při zadávání zakázky a nahrávají se zde dokumenty jako jsou fotky z terénu nebo různé PDF dokumenty.

Výhodou je, že s nimi umí zacházet každý, ale velkou nevýhodou je nepřehlednost informací a zdlouhavá komunikace. Denně si s pracovníky vyměníte spoustu informací a pokud je pak chcete dohledat v historii chatu, trvá to opět poměrně dlouho. Navíc pokud používáte již výše zmíněný Whatsapp a neplatíte si prémiovou verzi Whatsapp Business a ztratíte mobil, přijdete o celou historii komunikace včetně fotek a příloh, protože Whatsapp a jeho bezplatná verze ukládá všechny informace do vašeho telefonu, který si musíte sami zálohovat, ale kdo to v dnešní době skutečně dělá?  

Pojďme si tedy v jednoduchosti shrnout, co vám chatovací aplikace, SMS a telefon přinesou a kde jsou jejich slabiny.

Výhody

• Jednoduchost používání
• Cena a dostupnost

Nevýhody

• Nepřehlednost – nekonečné dohledávání informací v konverzacích
• Absence zálohy (v případě bezplatné verze Whatsapp)

To-do aplikace

Tyto aplikace se obvykle používají pouze pro rychlé zapsání klíčových informací, které se následně přesunou do jiného nástroje, kde se zaevidují. Někdo si tyto informace píše na papír, do diáře nebo právě do těchto aplikací. Nejpoužívanější to-do aplikace se kterými se se můžete setkat, jsou poznámky v mobilu nebo aplikace To-do list.

Pojďme si tedy v jednoduchosti shrnout, co vám To-do aplikace přinesou a kde jsou jejich slabiny.

Výhody

• Rychlost zapsání klíčových informací 

Nevýhody

• Následné přenesení informací do dalšího nástroje

Vlastní aplikace / program / software

Ve velmi málo případech, zhruba v 5 % případů, se setkáváme s firmami, které používají vlastní aplikace. Ty si buď vyvíjejí sami, nebo si je nechávají vyvíjet na zakázku. Vývoj vlastní aplikace je jistě správný směr pro lepší a efektivnější řízení zakázek (digitalizace je základ úspěšného podnikání). Je však velmi důležité se na začátku rozhodnout, zda opravdu potřebujete vyvinout vlastní aplikaci na míru nebo vám bude stačit již vyvinutá aplikace, která splní 80 % vašich požadavků a zbylých 20 % vyřešíte jiným způsobem.

Důvodem, proč byste měli zvážit vývoj vlastní aplikace na míru, je především cena a vaše odbornost. Zodpovědně si odpovězte na otázku, zda jste dostatečně erudovaní ve vývoji aplikací, a to i v případě, kdy si aplikace necháte vytvořit externě. Pokud se v aplikacích neorientujete, raději se do toho nepouštějte.

Co se týče ceny, vývoj aplikace je finančně velmi náročný, protože na vývoji se podílí několik lidí, od designera až po testera. Navíc představa, že vytvoříte aplikaci a máte hotovo, je mylná, protože aplikace není nikdy hotová a budete tlačeni do vývoje nových funkcí.   

Dokonce jsme od jednoho z našich zákazníků dostali informaci, že si chtěl podobnou aplikaci jako Timoty nechat vyvinout a agentura mu řekla 2 500 000 Kč jednorázově a 25 000 Kč měsíčně za správu, a to by prý aplikace zdaleka neuměla to, co umí Timoty.

Pojďme si tedy v jednoduchosti shrnout, co vám vlastní aplikace přinesou a kde jsou jejich slabiny.

Výhody

• Přizpůsobení aplikace na míru dle potřeb

Nevýhody

• Nutná odbornost ve vývoji aplikací i v případě, kdy aplikaci vyvíjí agentura
• Finanční a časová náročnost
• Neustálá údržba aplikace (aktualizace)

Česká servisní aplikace pro firmy

Evidence zakázek · Výkazy práce · Materiály · Fotky z terénu

Více informací

Timoty aplikace

Timoty je FSM (field service management) aplikace, která malým a středním firmám pomáhá okamžitě zefektivnit organizaci práce a komunikaci s pracovníky v terénu a jejich klienty. Je to jedinečná aplikace svého druhu v ČR a SK, která za zlomek ceny pomáhá digitalizovat každodenní provoz firmám podnikajících v oblasti domácích služeb (úklid, stěhování, instalatérství, servisy atd.). V podstatě nahrazuje všechny výše zmíněné nástroje.

Pojďme si tedy v jednoduchosti shrnout, co vám Timoty aplikace přinese a kde jsou její slabiny.

Výhody

• Jednoduchost používání
• Přehlednost – všechny informace o zakázce na jednom místě a dostupné odkudkoliv
• Cena – za malý měsíční poplatek využíváte aplikace v hodnotě milionů korun
• Nástroj určený pro váš typ podnikání – žádné univerzální řešení jako kalendář a tabulky
• Neomezená zákaznická podpora, denní zálohy a aktualizace
• GPS lokalizace – kontrola pracovníků, zda se v určitý čas skutečně nacházeli na zakázce
• Multijazyčnost – aplikaci můžete používat v CZ, SK, UK, RU, DE a EN

Nevýhody

• Přizpůsobení aplikace na míru dle potřeb

Závěr

Jak tedy co nejefektivněji řídit zakázky a jejich realizaci? Vždy záleží na vaší situaci, pokud máte pár zakázek měsíčně, bohatě vám bude stačit sdílený kalendář, tabulky nebo dokonce papír a tužka. Pokud však máte více zakázek nebo chcete dostat své podnikání na další level, doporučujeme nějakou sofistikovanější aplikaci přizpůsobenou pro váš obor podnikání jako je např. Timoty nebo se vydat cestou vlastní aplikace.