Papírový výkaz práce vs výkaz práce v mobilní aplikaci
Máte zaměstnance? Pak nejspíš pravidelně řešíte, jak efektivně sledovat jejich docházku či odvedené hodiny na úkolech. Většina firem používá ke sledování odpracovaných hodin výkazy práce. Nejčastěji se jedná o papírový výkaz práce nebo jeho elektronickou obdobu. Existuje však způsob, jak měřit práci zaměstnanců nejen efektivně, ale zároveň velmi pohodlně.
Z článku se dozvíte:
Firmy často používají na docházku nebo výkaz práce papírovou tabulku, kterou zaměstnanec dostane na začátku měsíce nebo zakázky a vyplňuje do ní odpracovaný čas a další náležitosti. Obvykle se v tabulce nachází kolonky s datem a časem příchodu, odchodu, jménem zákazníka/názvem firmy, podpisem zákazníka nebo odpovědné osoby a vykonanou prací.
Výkaz práce by měl obsahovat i detailní popis činnosti, ve výkazu by měl být i prostor pro poznámky k záznamu nebo cestovní náklady.
Konkrétní tabulka se liší podle oboru, v kterém firma podniká. Například firmy, které nabízí stěhovací služby, mívají příplatky za vynesení těžkých břemen do patra, některé firmy dokonce počítají poschodí nebo schody. Na tyto eventuality musí být proto v pracovním výkazu místo.
Papírové výkazy práce
Výhodou tabulek je jejich přehlednost a jednoduchost jejich vytvoření, předání zaměstnancům a také jednoduchost jejich používání. Pracovník celý měsíc zapisuje do tabulky jednotlivé informace a na konci měsíce je donese k vám.
Tabulku je pak potřeba přenést do elektronické podoby. To znamená, že ji někdo (většinou vy jako manažer nebo majitel firmy) musí přepsat do počítače, nejčastěji do Excelu, aby mohl vzniknout podklad pro mzdu, který se následně posílá účetní.
Papírový výkaz od menšího počtu pracovníků pro vás nebude tak velký problém přenést do elektronické podoby. Jenomže ve chvíli, kdy máte zaměstnanců vyšší jednotky nebo dokonce desítky, zabere vám to už docela dost času. Nehledě na to, že při přepisování můžete udělat chybu v přepisu a z toho pak mohou vzniknout zbytečné nepříjemnosti.
Dalším rizikem je rukopis samotného pracovníka, když bude výkaz vyplněný nečitelně, budete muset pracovníka kontaktovat, aby výkaz práce upravil nebo vám vysvětlil, co v něm stojí napsáno. Což vás bude stát další čas navíc.
Česká servisní aplikace pro firmy
Evidence zakázek · Výkazy práce · Materiály · Fotky z terénu
Proč si pořídit aplikaci pro výkazy práce
Možná si říkáte, že investice do celé aplikace je pro vaše podnikání zbytečná, ale faktem zůstává, že čas, který ušetříte při zpracovávání výkazů vy nebo vaši manažeři, můžete věnovat rozvoji podnikání. A to navíc není jen to jediné, s čím vám může pomoci naše aplikace Timoty.
Šetření času
Když budete místo papírového výkazu práce používat aplikaci nebudete muset nic přepisovat, stačí zkontrolovat, jestli je v aplikaci vše v pořádku a výkaz schválit. Na jedno kliknutí si pak vše vyexportujete do Excelu. Ušetříte tedy čas svému manažerovi nebo sobě. Kromě toho budou vaši pracovníci peníze dostávat vždy včas, protože nebudete muset čekat na dodání výkazů práce.
Spolehlivá výplata na čas jistě zvýší jejich spokojenost v práci. A jak je známo, spokojení zaměstnanci lépe pracují a nemají tendenci vás opouštět. V mnoha odvětvích je problém sehnat kvalitní pracovníky a byla by škoda o ně zbytečně přicházet.
Data uložená v cloudu
Asi se vám už stalo, že váš zaměstnanec výkaz nedodal, protože ho ztratil. Stává se i to, že ho zapomene vzít s sebou ke klientovi, a tak ho pak nemá potvrzený. O kvalitě podkladu a jeho vzhledu se nejspíš nemusíme zmiňovat. Při používání mobilní aplikace odpadá problém se zapomenutým i ztraceným výkazem, i kdyby pracovník ztratil mobilní telefon, protože jsou všechna data uložena v cloudu.
Výkazy neustále k dispozici
Aplikace vám umožní vidět data v reálném čase, kdykoliv během měsíce. Máte tedy přehled o vytížení týmu a můžete tak lépe plánovat kapacity. Zároveň má i pracovník přehled o tom, kolik má vyděláno nebo kolik si ještě do konce měsíce vydělá. Což se hodí především v případě, že máte pracovníky na dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce.
Možnost kontroly
Kromě mzdových podkladů a usnadnění práce s nimi vám mobilní aplikace umožní i ověřit si, že byl pracovník skutečně na zakázce po dobu, kterou ve výkazu uvádí. Bohužel se stávají i případy, kdy si pracovníci připisují hodiny, aby dostali více peněz.
Z papírového výkazu nejste bohužel schopni zjistit, jestli pracovník reálně byl u zákazníka tak dlouho, jak uvádí. Mobilní aplikace Timoty vám však umožní nastavit sledování GPS lokace pracovníka, zda byl na začátku a konci práce opravdu na dané adrese. GPS lokace u pracovníka se zaznamená pouze na začátku a konci práce. Vy si tedy můžete zkontrolovat, zda se pracovník skutečně nacházel na místě a může si čas srovnat s výkazem práce od pracovníka.
Nechte tedy papírové výkazy práce být a začněte využívat moderní technologie, které vám kromě šetření času pomohou šetřit i náklady a čas. V neposlední řadě budete šetřit i přírodní zdroje, protože nebudete muset používat tolik papíru a toneru do tiskáren, což je jistě příjemný bonus.