Field Service Management (FSM): klíč k efektivnímu řízení pracovníků v terénu

O FSM jste nejspíš už slyšeli, a pokud ne, pak vězte, že je to neocenitelný systém, který vám pomůže řídit váš byznys. V podstatě se dá říci, že se bez něj firmy působící v terénu v současné době už neobejdou.

Moderní podnikání čelí neustálým výzvám, ty se však mohou lišit nejen podle oboru, v kterém firma působí, ale souvisí i s tím, kde se práce přímo vykonávají. Jiné výzvy tedy čekají na firmy, kde jsou zaměstnanci na jednom místě a jiné, na firmy, které se potýkají s efektivním řízením pracovníků v terénu. Field Service Management (FSM) nabízí inovativní řešení, které transformuje způsob, jakým firmy plánují, sledují a řídí své zakázky v terénu.

Co je Field Service Management alias FSM?

Field Service Management (FSM) je strategie a soubor procesů navržených k řízení pracovníků, aktiv a operací prováděných v terénu. Tento koncept je obzvláště důležitý pro organizace, jejichž pracovníci vykonávají svou práci mimo kancelář, dílnu nebo obchod. Nejčastěji to jsou technici, montéři, servisní pracovníci a další profese, kde se pravidelně pracuje u klientů.

Field Service Management zahrnuje mnoho aspektů, včetně plánování a přidělování úkolů, sledování pracovníků v terénu, komunikaci se zákazníky, řešení problémů a mnoho dalšího. Cílem je optimalizovat provoz v terénu tak, aby byl co nejefektivnější a zajistil vysokou úroveň zákaznické spokojenosti.

Systémy Field Service Managementu využívají technologie, jako jsou mobilní aplikace, GPS sledování, automatizace procesů a analýza dat, aby firmy mohly lépe plánovat, řídit a monitorovat své zakázky v terénu. To vše vede k lepšímu využití zdrojů, nižším nákladům, zvýšené produktivitě a v konečném důsledku ke zlepšení služeb poskytovaných zákazníkům.

Jak funguje FSM u většiny firem do 30 pracovníků?

Na základě našeho průzkumu jsme zjistili, že většina firem, které podnikají v oblasti domácích služeb (úklidové, stěhovací, elektrikářské, zahradnické, zámečnické firmy atd.) a mají do 30 terénních pracovníků, řeší FSM pomocí sdílených kalendářů, Excel tabulek, papírů a chatovacích aplikací jako je Whatsapp nebo Facebook messenger.

Kvůli kombinaci těchto nástrojů se majitelům, manažerům a pracovníkům v terénu generuje vícepráce s nadbytečnou administrativou, jako je např. přepisování dat (výkazy práce) do elektronické podoby nebo dohledávání informací ke konkrétní zakázce v jednotlivých komunikačních vláknech. Tato administrativní činnost jim zabírá až 30 % jejich pracovního času.

Časem se většinou stejně ukáže, že podobná situace je dlouhodobě neudržitelná. Majitelé a manažeři firem se čím dál více potýkají s nedostatkem terénních pracovníků a místo toho, aby firmu efektivně řídili, musí řešit provoz a realizaci zakázek. Ve finále jim tedy nezbývá čas na administrativu a v důsledku toho pak vzniká chaos, který může firmu stát mnoho peněz navíc.

FSM aplikace

Kvůli malému rozšíření a známosti FSM aplikací si majitelé firem tyto aplikace často pletou s Customer Relationship Management (CRM) aplikacemi, které slouží k řízení obchodních případů.

Když si představíte proces od objednávky až po fakturaci, tak na začátku řetězce máte CRM aplikaci (Raynet, Pipedrive) pro řízení obchodu, poté FSM aplikaci (Timoty) pro realizaci zakázky a na konci fakturační aplikace (Fakturoid, iDoklad) pro vyfakturování zakázky. Všechny 3 typy aplikací se tedy nevylučují ale naopak se perfektně doplňují. Proto byste si neměli vybírat, kterou z nich si pořídit, ale spíše, jak je efektivně propojit.

FSM aplikace propojují vaše pracovníky v kanceláři s pracovníky v terénu, díky tomu se zvýší efektivita a zrychlí komunikace ve vaší firmě. Velkým benefitem je aplikace nejen pro pracovníky v kanceláři, ale i pro pracovníky v terénu, kterým usnadní spoustu rutinní práce, jako je například vyťukávání adres do navigace, či zapisování docházky.

Jaké jsou funkce FSM aplikace?

• Správa zakázek
• Protokoly o zakázkách (nahrávání fotek, souborů a poznámek)
• Přílohy
• Dokumenty
• Výkazy práce
• Materiály
• Služby a produkty
• GPS lokace

Proč je FSM pro úspěch důležitý?

Management pracovní síly se skládá z pohyblivých částí, které je potřeba efektivně a systematicky řídit, aby celá firma šlapala a vše probíhalo hladce.

Pomáhá vytvářet prognózy

Prognózy jsou pro budoucnost každé firmy zásadní. Pomohou vám určit směr, kterým se bude vaše firma ubírat. Bez toho, abyste předvídali, budete svou firmu řídit naslepo. Když ale znáte historická data a vedete si podrobnou databázi požadavků zákazníků a řešených úkolů, snadno předpovíte budoucí vývoj a nachystáte si kapacity. Díky trendům můžete dělat informovaná rozhodnutí a dokážete plánovat pracovní zatížení vašich týmů.

Umožňuje řídit kapacity

Když víte alespoň orientačně, jaká pracovní zátěž vás v konkrétních obdobích čeká, můžete snadno přizpůsobit i pracovní sílu. Řešení ad hoc projektů, schůzek, absencí a dovolených je tak jednodušší. 

Zjednodušuje plánování

Cílem každého manažera pracovníků v terénu je vytvořit efektivní pracovní rozvrh a vyslat správné lidi ve správný čas na správná místa. Plánování přispívá k větší produktivitě, která vede ke kvalitní práci i spokojenosti zákazníků.

Umí efektivně plánovat trasy

Při denním shonu a osmihodinové pracovní době každého zaměstnance v terénu může stát, že se někam vyrazí znovu, zbytečně nebo se naopak zapomene někam zajet. Správný systém si s plánováním cest ví rady a trasy optimalizuje tak, aby dávaly časově i ekonomicky smysl. 

Proč je aplikace Timoty nejlepší volba pro váš FSM?

Důvodů proč si vybrat aplikaci Timoty pro váš FSM je hned několik:

1. Československá aplikace

Celá aplikace připravena na míru pro potřeby českého a slovenského trhu. Jsme tým Čechů a Slováků s kanceláři v Praze na Václavském náměstí a v Bratislavě. Máme více než 10 let zkušeností s vývojem aplikací, takže víme, co děláme. Poskytujeme neomezenou podporu v českém i slovenském jazyce, nemusíte se tedy bát, že byste pracovníkům na podpoře nerozuměli.

Kromě toho jsme také velmi komplexní, kromě FSM pomáháme našim zákazníkům nejen s aplikací Timoty, ale i marketingem a Timoty akademií, díky které mohou nahlédnout do fungování jiných firem anebo získat praktické informace v oblasti domácích služeb.

2. Jednoduché používání

Využíváme principy, na kterých stojí běžné každodenně využívané aplikace. Díky tomu Timoty aplikace umožňuje všem pracovníkům jednoduché používání a velmi rychlou adaptaci na jeho byznys.

3. Cena

Už od 1 400 Kč / měsíc (10 pracovníků) můžete využívat aplikaci v hodnotě milionů korun. Samozřejmostí je také možnost platit aplikaci na fakturu se 14denní splatností.

FSM vám tedy může ušetřit spoustu prostředků a také vám umožní efektivní řízení pracovníků v terénu. Pokud tedy máte firmu, kde se vaši zaměstnanci pohybují mimo kancelář, dílnu nebo výrobnu, pak nad pořízením FSM aplikace rozhodně zauvažujte.