Přehodnoťte přístup k externím zaměstnancům: Interní nabídky práce jako nová norma
Nejspíš to moc dobře znáte, zaměstnávat lidi na plný úvazek je čím dál těžší. V oblasti domácích služeb je to dokonce téměř nemožné. Ať už podnikáte v úklidu, stěhování či jiných řemeslných službách, pravděpodobně dnes a denně řešíte zaměstnávání pracovníků, aby vám to dávalo ekonomicky smysl. To často vyústí v rozhodnutí spolupracovat pouze s externisty.
S externími zaměstnanci však přichází spousta administrativy a nadbytečné komunikace kolem zakázek, která vás dříve nebo později může od podnikání odradit. V tomto článku se podíváme na to, jak si velkou část práce můžete zjednodušit a ušetřit si tak spoustu času a hlavně nervů.
Jak to běžně funguje v menších firmách
Jako malá firma nejspíš spolupracujete s jednotkami či desítkami externích spolupracovníků na dohodu či fakturu. Vaše práce primárně spočívá ve hledání nových zakázek, které externisté následně realizují.
Pro názornost si ukážeme modelový příklad, jak může práce na takové zakázce vypadat. Zrovna jste sehnali novou zakázku a potřebujete ji „přeprodat“ své síti externistů.
Vytvoření zakázky
Vaše první kroky povedou k vytvoření nějaké základní nabídky, sepíšete si, kdy a kde zakázka bude probíhat, co a jak se bude dělat a jakou nabízíte odměnu.
Nabídnete zakázku externistům
Následně zpracovanou nabídku předáte jednotlivým externistům, někomu zavoláte, jinému napíšete SMS nebo v případě stejné odměny pro všechny, ji pošlete na společnou Whatsapp skupinu.
Postupně se vám začnou hlásit externisté a vy si je budete zapisovat k zakázce. Potvrdíte jim, že s nimi počítáte a externisté si tyto informace zapisují buď do svého kalendáře, nebo někam do poznámek. Pokud máte více než 10 externistů, může vám tento proces zabrat klidně několik jednotek hodin, protože ne vždy se externistovi dovoláte na první pokus nebo si externista hned přečte vaši SMS či e-mail.
Po několika hodinách komunikace jste se domluvili s několika externisty. Ze zkušenosti ale víte, že občas nastanou situace, kdy jste sice domluveni, ale externista nakonec na smluvenou zakázku nedorazí nebo ji na poslední chvíli zruší. Protože nechcete ohrozit realizaci zakázky, stejným způsobem si raději pro případ nouze domluvíte i pár náhradníků. Hledání náhradníků vám také zabralo nějaký čas.
Blíží se termín zakázky
Termín zakázky se blíží a vy se chcete ještě ujistit, že se zakázkou externisté opravdu počítají, a proto je ještě jednou kontaktujete a ujistíte se. Tak a konečně byste měli mít opravdu vše naplánované.
Den před realizací zakázky vám ale zavolá klient s tím, že potřebuje o 2 hodiny posunout začátek práce. Vy všeho necháte a jdete obvolávat všechny externisty, kteří mají pracovat na zakázce, což vám zabere další desítky minut. Všechny jste obvolali a konečně máte vše naplánováno a domluveno.
Je den zakázky a na místo dorazilo o jednoho externistu méně. Vy mu tedy okamžitě voláte a ptáte se kde je? On vám odpoví, že je už na místě a že vás nikde nevidí. Během chvilky ale zjistíte, že do navigace zadal špatnou adresu a je na druhém konci města. Bohužel si špatně opsal adresu. Jdete tedy situaci opět řešit.
Na konci zakázky vám externisté pošlou ještě dodatečnou docházku, protože klient měl požadavky nad rámec domluvené práce. Vy tuto docházku musíte zpracovat, abyste mohli externí pracovníky vyplatit.
Konečně máte hotovo
Zakázka je zrealizovaná, klient je spokojený, pracovníci jsou vyplacení a vy jste totálně vyčerpaní. Místo toho, abyste hledali další obchodní příležitosti, ztratili jste spoustu času a nervů s naplánováním a dokončením zakázky.
Řešení, jak si usnadnit práci
Představte si, že podobných zakázek máte několik denně… Opravdu neexistuje nějaké lepší řešení, jak si vše zjednodušit? Už teď vám můžeme říci, že existuje, jsou jím interní nabídky práce v Timoty aplikaci.
Interní nabídky práce v Timoty aplikaci
Interní nabídky práce jsou funkce v rámci aplikace Timoty, díky které výše zmíněné situace nemusí vůbec nastat. Vaši zakázku totiž budete schopni od začátku do konce řídit v rámci jednotek minut.
Při plánování zakázek stačí v sekci pracovníci kliknout na tlačítko „Poptat“ a udělat 3 jednoduché kroky:
- vyberete seznam pracovníků, kterým chcete poslat nabídku,
- nastavíte počet náhradníků,
- zadáte odměnu za zakázku a máte hotovo.
Po vytvoření poptávky přijde vámi vybraným externistům notifikace na jejich mobilní aplikaci, kde uvidí všechny informace o zakázce a 2 velká tlačítka „Přijmout“ a „Odmítnout“.
Ti pracovníci, kteří zareagují nejrychleji (kliknou na tlačítko „Přijmout“), práci získají. Jakmile je práce obsazena, automaticky se hledají náhradníci, kterým také přijde notifikace s informací, že se hlásí na pozici náhradníka.
Když nastane situace, že vám kdykoliv před začátkem zakázky vypadne nějaký pracovník, automaticky se nahradí náhradníkem, kterému přijde notifikace s informací, že se s ním na zakázce počítá.
Všichni pracovníci mají také všechny důležité informace o zakázce v mobilu. Nemůže se jim například stát, že špatně zadají adresu do navigace, protože odkaz na navigaci mají také ve svém telefonu.
Po skončení zakázky vám externisté pomocí aplikace doplní případné vícepráce, které na jeden klik stačí schválit v aplikaci Timoty.
S pár kliky od počítače nebo mobilu dokážete plánovat a organizovat svoji síť externistů mnohem efektivněji a rychleji. A to kdykoliv a odkudkoliv. Díky tomu můžete věnovat více času vyhledávání nových obchodních příležitostí, rozvoji podnikání nebo náboru nových externistů.
Česká servisní aplikace pro firmy
Evidence zakázek · Výkazy práce · Materiály · Fotky z terénu