Jak na provoz a administrativu v úklidové firmě?
Na začátku série „Začátek podnikání v úklidu“ jsme psali, že k tomu, abyste úspěšně rozjeli firmu, potřebujete zdárně zvládnout 3 části vašeho podnikání. První část jsou kvalitní pracovníci, podívejte se, kde sehnat pracovníky v jednom z našich článků. Druhá, neméně důležitá, část podnikání jsou zakázky, jak získávat zakázky se dozvíte z jiného našeho článku. A konečně třetí část, která je odpovědí na otázku, jak efektivně zvládnout provoz, administrativu a komunikaci ve vaší úklidové firmě.
Právě ta třetí část podnikání je předmětem tohoto článku. Společně se podíváme na to, jak za pár týdnů neskončit zasypaní hromadou papírů, neproplacených faktur a zahlceni nadbytečnými telefonáty od vašich zákazníků a pracovníků.
Z článku se dozvíte:
- Aplikace vám pomohou s řízením podnikání
- Co je CRM systém?
- Aplikace pro efektivní provoz v terénu (FSM) a výkazy práce
- Fakturační systémy
Aplikace vám pomohou s řízením podnikání
Než se pustíte do realizace své první zakázky, je velmi důležité si rozmyslet, kde budete shromažďovat informace o zákaznících. Informace o tom, kde, kdy, kdo, co a jak má udělat, kolik peněz a kdy vám má váš zákazník zaplatit.
Teď si možná říkáte, že bude stačit, když si všechno napíšete do diáře nebo ještě hůř, že si to budete pamatovat. Jenomže pravda je taková, že velmi rychle zjistíte, že informací, které si musíte pamatovat, je neustále víc a stane se z nich chaos. Postupně začnete i zapomínat, co se má vlastně udělat, kdo to má udělat a kdy.
Kromě toho, že neprospějete svému psychickému stavu, budete vypadat neprofesionálně a co je pro podnikání nejhorší, může vás to stát spoustu peněz na penále za nezaplacené faktury a také ztracené peníze za neproplacené faktury od zákazníků.
Pokud chcete vybudovat opravdu úspěšnou úklidovou firmu, musíte se na úspěch připravit už na začátku. Vše plánovat a udržovat si perfektní přehled o své firmě. Naštěstí dnes už na trhu existují aplikace, které vám pomohou zvládnou perfektně obchodní, provozní i finanční část vašeho podnikání a ušetří vám spoustu, ale spoustu času a peněz.
Co je CRM systém?
CRM systém vám pomůže efektivně řídit obchod a vztahy se zákazníky. Pro firmy je efektivní správa vztahů se zákazníky (CRM) klíčovou součástí úspěchu. Úklidové firmy v tomto ohledu nejsou výjimkou. CRM systém vám umožní udržovat pořádek v komunikaci se zákazníky, sledovat historii zakázek, zaznamenávat speciální požadavky, a dokonce i fakturovat.
CRM nabízí dokonce i automatizaci marketingových kampaní, která je neocenitelná pro získávání nových a udržení stávajících zákazníků. Díky centralizované databázi mohou vaši zaměstnanci kdykoliv snadno získat přehled o aktuálních a budoucích úklidech, což pomáhá optimalizovat jejich čas i zdroje. V neposlední řadě může CRM poskytnout cenné analytické nástroje, které vám pomohou pochopit trendy na trhu a vylepšovat služby na základě zpětné vazby od zákazníků. To všechno pak vede k vyšší úrovni spokojenosti zákazníků a udržitelnému růstu firmy.
Mezi nejpoužívanější CRM systémy v České republice patří Raynet.cz, Calfou.cz nebo Pipedrive.com
Jak vznikla a jak funguje úklidová firma Youklid?
Videopodcast plný praktických informací o podnikání v úklidu [ 1 h 30 min ]
Aplikace pro efektivní provoz v terénu (FSM) a výkazy práce
Úklid se dá chápat jako práce v terénu, protože se odehrává u zákazníka nikoliv ve vašem sídle. To je také důvod, proč se kladou vysoké nároky na kvalitu práce a efektivitu. K tomu, aby vše probíhalo bezchybně vám pomůže aplikace na řízení služeb v terénu (Field Service Management, FSM).
Pro úklidové firmy přináší FSM systém celou řadu výhod. Především se jedná o zvýšení efektivity a produktivity práce. FSM umožňuje plánování, sledování a řízení operací přímo na místě a v reálném čase. Díky tomu mohou manažeři optimalizovat rozvrhy pracovníků a trasy úklidů, což vede k úspoře času a snížení nákladů na dopravu.
Dále FSM poskytuje nástroje pro sledování výkonu zaměstnanců a zajišťuje, že všechny úkoly dokončí v souladu se stanovenými standardy. Tímto způsobem můžete zlepšit kvalitu služeb a zvýšit spokojenost svých zákazníků.
Přehledné digitální záznamy a analýzy dat z FSM systému také usnadňují správu a umožňují rychlé a informované rozhodování.
FSM můžete navíc propojit s účetním softwarem nebo systémy řízení vztahů se zákazníky (CRM), což vede k lepší komunikaci a koordinaci mezi jednotlivými odděleními firmy. Díky tomu vám může FSM pomoci dosáhnout vyššího zisku a dát vám konkurenční výhodu na trhu úklidových služeb.
V české republice nejsou FSM systémy moc známé, a proto doporučujeme využívat naši aplikaci Timoty.cz, která je určena přímo pro úklidové firmy. Díky této aplikaci zvládnete organizovat provoz úklidové firmy opravdu jednoduše.
Timoty vám nabídne funkce, které zefektivní provoz vaší úklidové firmy
- Zvýšení efektivity o 30 %
- Intuitivní a snadné používání
- Aplikace je dostupná v 6 jazycích (včetně ukrajinštiny a ruštiny)
- Dokonalý přehled o zakázkách
- Efektivnější komunikace s pracovníky
- Výkazy práce
Aplikace pro úklidové firmy
která vám okamžitě pomůže zefektivnit organizaci úklidů a komunikaci s uklízeči.
Fakturační systémy
Úklidová firma, jako každý jiný podnik, musí řádně spravovat svoje finance a účetní záznamy, aby zajistila transparentnost, efektivitu a dodržování zákonných požadavků. Používání fakturačního systému může v tomto ohledu přinést značné výhody. Automatizace fakturačního procesu snižuje riziko vzniku lidských chyb, usnadňuje sledování plateb a zrychluje vystavování faktur klientům.
Kromě toho fakturační systém bude vytvářet profesionální faktury, což zvýší vaši důvěryhodnost a přispěje to k budování vaší profesionální image.
Užitečné funkce jako sledování pohledávek a automatické upomínání vám pomohou udržet přehled o nezaplacených fakturách a jejich proplácení. V neposlední řadě může digitální fakturační systém vytvářet podrobné finanční a daňové zprávy, což je nezbytné pro správné účetní a daňové plnění.
Využívání profesionálního fakturačního systému by mělo být pro vaši firmu naprostou samozřejmostí už od začátku podnikání. V České republice můžete využívat některé fakturační programy zdarma, ale většinou budete muset stejně časem přejít na placenou verzi fakturačního systému.
Mezi nejpoužívanější fakturační systémy v České republice patří iDoklad.cz (spíše pro servisní a výrobní firmy), Fakturoid.cz (spíše pro e-shopy) a Vyfakturuj.cz.
"Pod pojmem provoz si můžete představit spoustu věcí. Součástí povozu je i důkladné plánování. Na začátku podnikání se často (v ideálním případě) dostanete do bodu, kdy váš kalendář bude naprosto plný. V tomto bodě je důležité si uvědomit, kam směřujete. Někdy je potřeba ke svému podnikání někoho přizvat, anebo provoz zvládnout sám. Ať už se rozhodnete jakkoliv, je důležité provoz uchopit i administrativně. Pokud si nemůžete od začátku dovolit systémy typu CRM, FSM, je důležité mít záznamy alespoň v nějaké podobě. Uchovávat kontakty, výstupy z jednání a další podrobnosti, které později do systémů budete moci nahrát."